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Lösungsszenario: Export von Terminen für das Smartphone

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Lösungsszenario: Export von Terminen für das Smartphone

Lösungsszenario: Export von Terminen für das Smartphone Smartphones erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Der Leistungsumfang wird immer größer und das mobile Büro lässt sich schon lange problemlos umsetzen. Allerdings gibt es im Einzelfall immer noch einige Hürden, die bewältigt werden müssen, insbesondere bei Kleinbetrieben oder Freiberuflern.

Der Zugriff auf eMails und Termine sind meist die gewünschten Features, die das mobile Büro Realität werden lassen. Hier gibt es grundsätzlich bei den meisten Smartphones zwei Möglichkeiten auf diese Daten zuzugreifen. Entweder den Zugang und die Synchronisierung über einen Microsoft Exchange Server oder über einen Google Account.
Da viele Kleinbetriebe oder Freiberufler aus Kostengründen auf den hauseigenen Exchange Server verzichten bleibt das Google Konto die günstige Alternative. Allerdings ist man dann im Regelfall gezwungen, die Termine in der Cloud zu verwalten.

Wir zeigen Ihnen anhand eines Kundenbeispiels, wie man Termine auf das mobile Gerät bekommt, wenn man trotzdem mit der Einzelplatzlösung und Microsoft Outlook weiterarbeiten möchte.

In unserem Beispiel nutzen wir den Microsoft Webserver der gleichzeitig auch die hauseigene Domain des Kunden zur Verfügung stellt. Zusätzlich läuft auf diesem ein MySQL-Server, der Teile der Internetpräsenz darstellt. Auf diesen Datenbankserver gibt es einen direkten Zugriff. Kein außergewöhnliches Szenario.

Screenshot OutlookZuerst muss ein entsprechendes Makro in Outlook VBA geschrieben werden, das alle Termine in einem bestimmten Zeitraum liest und direkt in die Datenbanktabelle des MySQL-Servers schreibt. Der VBA-Code dafür ist nicht sonderlich anspruchsvoll und besteht aus ca. 20 Codezeilen. Beispiele für das Abfragen der Termineinträge und das Schreiben in ein Datenbanksystem sind in der Outlook VBA-Hilfe verfügbar.

Dieser Exportvorgang muss jetzt jedoch nur dann ausgeführt werden, wenn es Änderungen im Kalender gibt. Dafür wird wiederum mit einem Makro der Kalender überwacht. Hierbei gibt es im VBA für Outlook drei verschiedene Events, die im Zusammenhang mit Terminen auftreten können: Das Erstellen eines neuen Termins (ItemAdd), das Ändern (ItemChange) und das Löschen (ItemRemove), die auch wiederum in der Hilfe mit Beispielcode verfügbar sind.

Tritt ein solches Ereignis ein, so wird jedes Mal die Exportfunktion ausgeführt. Damit sind alle Termine aktuell in der Datenbank der Domain vorhanden.

Im nächsten Schritt muss eine dynamische Seite auf dem Webserver generiert werden, die alle Einträge aus der Termintabelle der Datenbank abfragt und in das ICS-Kalender-Format umwandelt. Die Datenbankabfrage ist trivial und die Struktur des ICS-Formates recht überschaubar. Die genaue Definition des Formates ist auf Wikipedia hinterlegt.

Für einen Einzeltermin sieht die Formatierung dann beispielsweise so aus:

BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//Proteus Solutions GbR//Proteus Calendar 1.0//EN
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
X-WR-CALNAME:BLK Outlook
X-WR-TIMEZONE:Europe/Berlin;+01:00;Berlin;
ORGANIZER;CN="EXPORT Outlook":MAILTO:mailto:hbkp@googlemail.com
BEGIN:VEVENT
DTSTART;VALUE=DATE:20110908
DTEND;VALUE=DATE:20110909
DTSTAMP:20110814T133213Z
UID:D5AD811B73100C0DFE0AE37048FAB00@psrd.de
ATTENDEE;CUTYPE=INDIVIDUAL;ROLE=REQ-PARTICIPANT;PARTSTAT=ACCEPTED;CN=BLK Outlook 11;X-NUM-GUESTS=0:mailto:hbkp@googlemail.com
CREATED:20110704T155657Z
DESCRIPTION:
LAST-MODIFIED:20110704T155657Z
LOCATION:
CLASS:PUBLIC
SEQUENCE:1
STATUS:CONFIRMED
SUMMARY:FM Workshop
TRANSP:OPAQUE
END:VEVENT
END:VCALENDAR


Wichtig hierbei ist, das die Datei über die Endung .ics aufrufbar ist und der Inhaltstyp der Datei auf "text/calendar" festgelegt wird.

Außerdem muss in der Zeile ORGANIZER der ICS-Datei der Name des Kalenders angegeben werden, wie er später erscheinen soll und die primäre Mailadresse des Google-Kontos, da sonst die Einträge wegen fehlender Berechtigung nicht dargestellt werden.

Screenshot Google KalenderIm letzten Schritt loggt man sich in sein Google Konto ein und ruft den Kalender auf. Im Menü auf der linken Seite findet man den Eintrag 'weitere Kalender'. Hier klickt man auf das Symbol dahinter und wählt aus der Liste den Eintrag 'über URL hinzufügen' aus. Im folgenden Fenster wird dann die URL der erstellten ICS-Datei eingegeben.

Wurde alles richtig gemacht, so erscheint im oberen Fensterbereich eine gelbe Meldung, das die Datei verarbeitet wird und im Menü wird der Name des neuen Kalenders mit einem Farbsymbol angezeigt.

Wenige Minuten später taucht dann der Name des neuen Kalenders auch im mobilen Gerät auf, sobald die Synchronisation mit dem Google-Konto erfolgt ist.

Obwohl diese Lösung in der Praxis einwandfrei funktioniert, gibt es zwei kleine Nachteile, die nicht ungenannt bleiben sollen.

Zum einen erfolgt der Export der Termine immer nur in eine Richtung. Neue Termine müssen also in den Hauptkalender von Google eingetragen werden und später ins Outlook übertragen werden, wobei hier auch eine Importlösung realisierbar wäre.

SmartphoneZum anderen geschieht die Aktualisierung der Termine nicht in Echtzeit. Der dynamische Import über eine URL ist zwar die einzige Möglichkeit den Vorgang zu automatisieren, aber Google liest die ICS-Dateien nur alle 4-8 Stunden ein, was aber bei geringer Termindichte zu verschmerzen ist. Immerhin geschieht dies rund um die Uhr, so dass Termine, die heute eingegeben werden, in jedem Fall morgen verfügbar sind und angezeigt werden.

Fazit:

Wer als Kleinunternehmer oder Freiberufler keinen Microsoft Exchange Server betreibt und auf das gewohnte Mail/Termin-System nicht verzichten, aber trotzdem Termine auf dem mobilen Gerät verfügbar haben möchte, dem bietet sich mit dieser Lösung eine Alternative, die mit überschaubarem Aufwand umgesetzt werden kann.




Autor: Björn-Lars Kuhn

Journalist bdfjBjörn-Lars Kuhn ist einer der Inhaber der Proteus Solutions GbR, Buchautor, Datenschutzbeauftragter (IHK), Fachjournalist (bdfj) in den Bereichen Datenschutz, Netzpolitik und Erneuerbare Energien und Redakteur dieser Nachrichtenseite.



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